Wanneer een planningsopdracht bij Flip Aderjanus Managementadvisering binnenkomt, worden de volgende fasen doorlopen:

• Introductie & Voorbereiding
• Interview & Verdieping
• Analyse & Voorlopige planning
• Controle & Terugkoppeling
• Overzicht & Definitieve uitwerking
• Evaluatie & Vooruitblik
• Afronding & Overdracht

Allereerst vindt een intakegesprek met de opdrachtgever plaats. U krijgt de kans uw wensen en verwachtingen uit te spreken, randvoorwaarden te benoemen, en vast te stellen wat het resultaat van de opdracht dient te worden. Daarna gaat Flip Aderjanus Managementadvisering zich verdiepen in uw project en bedrijf, door zich in te lezen in het project en interviews te houden met betrokken medewerkers en afdelingen. Hierbij staat altijd centraal wat de input, output, en doorlooptijd van de werkzaamheden zijn, om scherp te krijgen wat de werknemer daadwerkelijk produceert en hoe dit anders zou kunnen.

Deze gegevens worden verwerkt en geanalyseerd. Wat zijn de belangrijkste relaties tussen de verschillende activiteiten? Is dit wenselijk, of kan het ook anders? Flip Aderjanus Managementadvisering probeert zo pragmatisch mogelijk een oplossing te bedenken voor eventuele knelpunten. Hierbij wordt rekening gehouden met de door u vastgestelde randvoorwaarden.

De resultaten van het onderzoek worden vastgelegd in een voorlopige planning. Dit wordt teruggekoppeld naar de geïnterviewde personen. Hierbij is er uiteraard aandacht voor vragen of opmerkingen van de werknemer, en is er ruimte voor het zoeken naar alternatieven en het opnemen van nieuwe inzichten in de planning. Dit is voor Flip Aderjanus Managementadvisering een manier om de voorlopige planning te controleren, en om het vertrouwen in de planning te vergroten op de werkvloer.

De definitieve planning is een balans tussen het gedetailleerd toespitsen van activiteiten, zonder hierbij uit het oog te verliezen wat de hoofdactiviteiten zijn. De activiteiten worden zó weergegeven, dat voortgangsbewaking mogelijk blijft, door de activiteiten zo gedetailleerd te maken totdat er 1 werknemer verantwoordelijk is voor de (deel)taak. Leesbaarheid, relevantie en verantwoordelijkheid staan hierbij centraal. Aan de planning is altijd af te lezen hoeveel uren er voor de taak gepland staan, wat de output is van de taak, en hoe te zien is of de activiteit al vordert. De planning wordt verder overzichtelijk gemaakt door de activiteiten bijvoorbeeld op bedrijfstak of afdeling te rangschikken.

Het bespreken van de definitieve planning gebeurt eerst met alle betrokkenen. Hierna wordt het aan u, de opdrachtgever, getoond en met u besproken. In dit gesprek worden de behaalde doelstellingen benoemd, en komt naar voren op welke gebieden in de planning nog kansen liggen om de processen verder te optimaliseren.

Flip Aderjanus Managementadvisering kan voor uw bedrijf ook alvast een opzet maken voor de voortgangsbewaking van de planning. Doordat de verschillende taken in de planning al gemakkelijk meetbaar in beeld zijn gebracht, is het mogelijk de rapportage van de voortgang te automatiseren.

Wanneer alle betrokken akkoord gaan met de planning, wordt deze ondertekend en vindt de ‘fysieke’ overdracht hiervan plaats, op papier of digitaal. De officiële bezegeling van het mooie resultaat van een goede samenwerking!